Produktivität steigern in 7 simplen Schritten: Die Komplett-Anleitung

Welche konkreten Schritte helfen, die Produktivität sofort zu steigern? Warum spielen dabei auch Schlaf, Ernährung und Digital Detox eine zentrale Rolle? Das erfährst du in diesem Artikel. Und: Du bekommst 7 bewährte Hilfsmittel an die Hand und viele detaillierte Tipps und Vorlagen, die du ab heute umsetzen kannst und ein kostenloses E-Book zum Download!

1. Schritt: Die Kopfentleerung

Die Basis: 3 Bausteine

Um die Produktivität nachhaltig zu steigern, muss man seinen Kopf befreien und Platz für kreatives und strategisches Denken schaffen.

Die heutige Arbeitswelt ist anspruchsvoller denn je. Wir müssen immer mehr Tools lernen, unser Wissen weiter spezialisieren, Neues dazulernen und uns ständigen Veränderungen anpassen. Hinzu kommt die Masse an E-Mails, Chats, Projekten, Aufgaben, Meetings, Unterbrechungen und und und. Deshalb ist es umso wichtiger, hin und wieder eine Kopfentleerung durchzuführen. 

Diese Grafik basierend, auf einer McKinsey Studie, verdeutlicht sehr schön, dass der durchschnittliche Knowledge Worker mehr als 61% mit der Suche von Informationen, dem Lesen von E-Mails, Abstimmungen mit Kollegen und Unterbrechungen beschäftigt ist. 

Hinzu kommt unser Privatleben. Die Familie, das Haus, der Verein, Freunde, Verwandte, Hobbies usw. Überall gibt es Erwartungen, Projekte, Aufgaben, Termine. 

Oft fragen wir uns, wann und wie wir eigentlich konzentriert an etwas arbeiten können. Nie scheint genügend Zeit für all die Dinge zu sein, die wir wirklich erledigen müssen. Das führt dazu, dass wir oft die einfachen Dinge über die wichtigen Dinge priorisieren:

Jede neue E-Mail, jede Unterhaltung mit einem Kollegen, jede Push-Notification auf dem Handy erhält mehr Priorität, als die Präsentation, die eigentlich bis morgen fertig sein soll. Wir sind also eher „beschäftigt“, als dass wir produktiv sind. 

Das passiert uns sowohl im beruflichen als auch im privaten Leben. In unserer hektischen Welt fällt es uns zunehmend schwerer, unsere Arbeit und Projekte zu organisieren und zu priorisieren. Da ist es alles andere als einfach, langfristig seine Produktivität zu steigern …

Doch es gibt Produktivitätssysteme und Tools, mit denen wir all diese Anforderungen stressfreier und effektiver lösen können. Dabei helfen die drei Säulen der Produktivität, uns auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren:

1. Systeme
2. Gewohnheiten
3. Grundlagen 

Im Baustein Systeme lernen wir zunächst, die Kopfentleerung. Unseren Kopf von all den Gedanken und „ach-ich-muss-noch…“ Momenten zu befreien. Im zweiten Schritt lernen wir eine Möglichkeit kennen, wie wir diese Gedanken organisieren und priorisieren, um dann entsprechend damit zu arbeiten. 

Baustein Nummer 2 soll uns dabei helfen, die Arbeit mit diesem System zu einer Gewohnheit zu machen. Die Learnings können dafür verwendet werden, schlechte Gewohnheiten abzulegen und gute Gewohnheiten aufzubauen. 

Der dritte Baustein beinhaltet die Grundlagen. Wir werden sehen, welchen Einfluss Schlaf, Ernährung und körperliche sowie geistige Gesundheit für unsere Produktivität hat. Kein System kann wirklich gut funktionieren, wenn die Grundlagen nicht stimmen. Und man hat keine Chance, die Produktivität zu steigern.

Übrigens: Unten am Ende dieses Artikels kannst du das E-Book „Persönliche Produktivitäts-Hacks“ von Bernd Kopin kostenfrei herunterladen. Darin werden die genial-simplen Tipps aus diesem Artikel noch weiter vertieft, um dich zu einer noch produktiveren Persönlichkeit zu machen. (Download-Link unten am Ende dieses Artikels👇).

Super spannend in diesem Zusammenhang ist das Thema Biohacking. Dazu habe ich mich ausführlich mit Experte Björn Kurtenbach ausgetauscht:

Kommen wir also zum ersten Baustein.

Produktivität steigern: Inbox und Kopfentleerung

Bestimmt kennt ihr den Moment:

Ihr wacht mitten in der Nacht auf und fragt euch, ob ihr einem guten Freund zum Geburtstag gratuliert habt. Oder ihr steht morgens unter der Dusche und euch fällt auf, dass ihr schon wieder vergessen habt, neues Duschgel zu kaufen. 

Unser Kopf ist wahnsinnig schlecht darin, sich Dinge zu merken. Aber deutlich besser darin, Informationen zu verarbeiten.

Stell dir einen kleinen Affen in deinem Kopf vor, der sich nach dem Zufallsprinzip Gedanken greift und diese in unser Bewusstsein bringt – egal ob diese Gedanken gerade sinnvoll sind oder nicht. Meine Kollegen von der wunderbaren Organisationsberatung TheDive haben das mit der folgenden Grafik sehr schön dargestellt:

David Rock hat in seinem Buch “Your Brain at Work” die neuesten wissenschaftlichen Erkenntnisse darüber zusammengetragen, wie unser Gehirn im Bezug auf Produktivität und Arbeit funktioniert.

Er stellte fest, dass ein voller Kopf mit vielen Gedanken Energie verbraucht, die uns für andere Dinge fehlt. Und genau hier soll die erste Übung helfen:

Alles, was in unserem Kopf ist, wollen wir aufschreiben und in eine Inbox packen, um unseren Kopf zu befreien. Idealerweise ist deine Inbox ein digitales Arbeitsmanagement-Tool wie z.B. Asana oder Todoist. Es kann aber auch einfach Stift und Papier sein.

Diese Übung ist angelehnt an den ersten Schritt des Produktivitätssystems Getting Things Done (GTD) von David Allen. GTD basiert auf einer einfachen Tatsache:

Je mehr Informationen in deinem Kopf sind, desto schwieriger ist es zu entscheiden, was deine Aufmerksamkeit erfordert.

Infolgedessen verbringst du mehr Zeit damit, über deine Aufgaben nachzudenken, als sie tatsächlich zu erledigen. Wenn sich Informationen in deinem Kopf ansammeln, führt das zu Stress, Überforderung und Unsicherheit.

Also wollen wir unseren Kopf davon befreien und alles aufschreiben. Egal wie klein diese Sache ist. Egal, wie wichtig oder dringend sie ist. Das Ziel ist es, den Kopf von allen Gedanken zu befreien und Platz zu schaffen. Nur so kann man das Level an Produktivität steigern und auf eine neue Ebene heben.

Du wirst durch die Kopfentleerung merken, was für ein befreiendes Gefühl das sein kann und wie du plötzlich wieder mehr Kapazität für strategisches und kreatives Denken hast, ohne dass du ständig an andere kleine Dinge erinnert wirst. Wenn du nämlich alles, jeden noch so kleinen Gedanken, in deine Inbox packst und diese regelmäßig aufräumst, lernt dein Kopf quasi „loszulassen“. 

Fangen wir also mit der Kopfentleerung an. Am besten ist es, wenn du dir einmal Gedanken machst, was gerade alles so in deinem Leben passiert. Die folgende Liste soll dir Inspiration zu Orten und Lebensbereichen geben, in denen oft viel passiert:

• Dein Job
  • Projekte
  • Kollegen
  • Ziele
• Deine Wohnung
  • Räume
  • Reparaturen
  • Einkäufe
• Vereine
  • Termine
  • Pflichten
• Freunde, Familie
  • Termine
  • Geburtstage
• Hobbies
  • Training
  • Reisen
• und einiges mehr …

Vielleicht hast du bereits einige Gedanken und Ideen woanders notiert:

• Notizzettel
• Briefe
• Hefte 
• Notebooks 
• Tabs im Browser
• Notizen in Apps

Auch diese Dinge solltest du in deine Inbox packen.

Zu jedem Auslöser fallen dir sicherlich mehrere Ideen, Projekte, Aufgaben und Gedanken ein, die du aufschreiben möchtest.

Besorge dir also am besten eine Tasse Tee oder Kaffee und stelle sicher, dass du nicht unterbrochen wirst. Nimm dir mindestens 30 Minuten Zeit, besser aber 1 bis 2 Stunden Zeit und schreibe alles auf. Sammle alle Ideen, Gedanken, Projekte, Probleme usw. in dieser Inbox. Keine Wertung. Keine Priorisierung oder Einteilung in Bereiche. 

2. Schritt: Die Inbox aufräumen

Im ersten Teil haben wir gelernt, wie wichtig es ist, den Kopf zu entleeren und alles aus unserem Kopf in eine Inbox zu packen. Nun stellst du dir sicher die Frage, wie du diese lange Liste an Notizen sortierst, die Inbox aufräumen kannst und sie optimal organisierst.

Dazu möchte ich dir einen vereinfachten Workflow zeigen, inspiriert von Productivity Systemen wie z.B. Getting Things Done (GTD) von David Allen, Deep Work von Cal Newport und der „Eat that Frog“ Methode von Brian Tracy.

Das Ziel ist, immer zum richtigen Kontext die richtigen nächsten Schritte zu sehen und gleichzeitig eine einfache, aber wirkungsvolle Priorisierung vorzunehmen. Durch das Inbox aufräumen, schaffst du Klarheit über die wirklich wichtigen Aufgaben und kannst deine Produktivität steigern.

Die folgende Grafik verdeutlicht den Workflow.

Du siehst, dass der erste Schritt die Inbox ist. Diesen Schritt haben wir erledigt. Im zweiten Schritt machst du nun folgendes:

Du schaust dir jeden einzelnen Punkt an und fragst dich:

• Ist dieser Punkt relevant? Wenn nein → streiche ihn durch. Auch mental fällt es dir nun leichter, diesen Punkt aus deinem Kopf zu „löschen“.
• Ist es eine ausführbare Sache oder eher etwas zum Nachlesen, also eine Referenz? Wenn zweites der Fall ist, solltest du diese Sache einfach ablegen (in einem Ordner, physisch oder digital) und dem Projekt zuordnen, zu dem diese Info gehört. 
• Ist es ein Termin? Termine gehören in den Kalender und haben eine klare Deadline (Tag / Zeit). Alles, was keine Deadline hat, gehört nicht in den Kalender. 
• Ist die Sache ausführbar? Dann kommen nun drei Unterschritte in Frage:
  1. Dauert die Aufgabe nur 2 Minuten? Dann erledige sie sofort. Es dauert länger, sie zu sortieren als einfach zu erledigen.
  2. Ist es ein Projekt? Dann erstelle ein neues Projekt. Ein Projekt ist laut GTD definiert als ein Ergebnis, dass mehr als zwei Schritte braucht, um erledigt zu werden (z.B. eine neue Waschmaschine kaufen und installieren: Schritt 1: Tech Specs definieren. Schritt 2: Preise vergleichen. Schritt 3: Waschmaschine kaufen, Schritt 4: Waschmaschine installieren).
  3. Ist es eine Aufgabe, die zu einem Projekt gehört? Ordne sie diesem Projekt zu.

Zusätzlich gibt es 3 wichtige kontextbasierte Listen, die David Allen zur Organisation deiner Aufgaben empfiehlt und du so deine Inbox optimal aufräumen kannst.

Produktivität steigern: Die „Waiting for“ Liste 

Darunter fallen alle Aufgaben, bei denen du auf jemanden wartest, etwas zu erledigen, bevor du an der Aufgabe weiterarbeiten kannst.

Das kann z.B. die Post sein, die deinen neuen Tisch liefern muss, bevor du ihn aufbauen kannst. Oder ein Designer auf der Arbeit, der deine Präsentation schön gestaltet, bevor du sie an einen Investor schickst.

Die einzige Sache, die du mit Dingen aus dieser Liste machen kannst, ist, eine andere Person daran zu erinnern, dir etwas zu liefern, bevor du weitermachen kannst. Du hast also eine Liste mit Aufgaben wie: „Ich sollte XYZ erinnern ABC zu erledigen“ oder „Auf der DHL Website nachsehen, wo meine Lieferung ist“.

Produktivität steigern: Die „Next Steps“ Liste 

Diese Liste beinhaltet den jeweiligen allernächsten Schritt, den du pro Projekt durchführen kannst.

Im Projekt „Waschmaschine kaufen und installieren“ wäre der nächste Schritt, nachdem du die „Definition der Tech Specs“ abgeschlossen hast, das Vergleichen von Preisen. In jedem Projekt markierst du also mindestens einen nächsten Schritt als „Next Step“. 

Produktivität steigern: Die „Someday / Maybe“ Liste

Oft sind die Dinge, die wir aufgeschrieben haben, nicht direkt umsetzbar.

Etwa „Spanisch lernen“ oder „Sabbatical machen“. Das sind Dinge, die wir vielleicht bald einmal angehen möchten, die aber nicht direkt in einem Projekt umsetzbar sind. Gerade ist es vielleicht nicht die richtige Zeit, Spanisch zu lernen oder das Sabbatical möchtest du erst in zwei Jahren planen. Solche Dinge kommen auf die Someday / Maybe Liste.  

Auch hier gilt: Im Idealfall nutzt du ein digitales Tool wie Asana oder Todoist, mit dem du Tags setzen kannst. Du legst also einen „Waiting for“ und einen „Next Steps“ Tag an. Jedes Projekt ist nur dann „aktuell“, wenn es mindestens einen „Next Step“ oder eine „Waiting For“ hat. 

Für Someday / Maybe legst du eine neue Liste an, da die Punkte in dieser Liste ja noch keinem Projekt zugeordnet werden. 

Nimm dir nun wieder 1 Stunde Zeit, damit du deine Inbox aufräumen kannst. 

3. Schritt: Aufgaben priorisieren

Punkt 3 soll helfen zu klären, wie du an den wirklich wichtigen Dingen arbeitest und Aufgaben richtig priorisieren kannst, um deine Produktivität zu steigern.

Nachdem wir also unseren Kopf entleert und die einzelnen Dinge in Projekte und Listen organisiert haben, lernen wir nun, wie man Projekte am besten erstellt, Aufgaben richtig priorisiert und daran arbeitet.

Zunächst ist es wichtig, ein Projekt so zu gestalten, das es „machbar“ ist.

Viel zu oft schreiben wir uns eine einzige Aufgabe auf, wie z.B. „Geburtstag planen“ und merken nicht, dass dies kein kleines Projekt ist, sondern eins mit vielen kleinen Schritten. Wir sehen „Geburtstag planen“ und fühlen uns zunächst überfordert, denn wir sehen nur das riesige Projekt ohne die klaren Schritte. Der mentale Aufwand, jedes Mal zu überlegen, was dieses Projekt denn eigentlich braucht, ist viel zu anstrengend für unseren Kopf.

Die folgende Abbildung verdeutlicht den Unterschied zwischen einem überfordernden Projekt und einem machbaren Projekt.

Regel Nummer 1: Brich dein Projekt in so viele kleine Schritte wie möglich herunter

Um das zu schaffen, musst du zunächst zu deinem Projekt brainstormen. Was könnten mögliche Schritte für die Erreichung dieses Projektes sein? Schreibe alles auf.  

Auch hilft es, wenn du mit anderen sprichst, die bereits an einem ähnlichen Projekt gearbeitet haben, um weitere Ideen oder Feedback zu erhalten. Auch eine einfache Recherche zum Thema kann von Nutzen sein, um das Projekt mit Leben zu füllen. 

Nun ist dein Projekt voller kleiner Aufgaben. Um jetzt herauszufinden, was die wirklich wichtigen Aufgaben sind, hilft es, sich eine einfache Frage zu stellen, die der Autor Garry Keller in seinem Buch „The One Thing“ beschreibt. Die „One-Thing Frage“ lautet:

Was ist die eine Sache, die ich tun kann, so dass, wenn ich diese Sache tue, alles andere leichter oder überflüssig wird?

Regel Nummer 2: Stell dir die „One-Thing Frage“

Schaue dir deine Projekte an und stelle dir diese Frage ganz bewusst. Du wirst überrascht sein, dass es fast immer eine Sache gibt, die so wichtig ist, dass, wenn sie erledigt wurde, andere Dinge einfacher oder unnötig werden. 

Diese Frage stellst du dir nun für alle Projekte. In jedem Projekt definierst du diese eine Sache. Dies ist deine wichtigste Aufgabe. Ich persönlich nenne diese eine Sache den „Frog“, basierend auf dem „Eat that frog“ Ansatz von Brian Tracy.

Die Idee ist, uns die eine Sache, die wir auf jeden Fall heute machen müssen, als Frosch vorzustellen – und diesen Frosch dann zu essen (also die Aufgabe zu erledigen). Ein solches Vorgehen steigert automatisch die Produktivität.

Du filterst also mit der One-Thing Frage deine wichtigste Aufgabe je Projekt heraus und nennst sie dann liebevoll „Frog“. David Allen würde diese Aufgabe im GTD Context als „Next Step“ bezeichnen und sie in die Next Steps Liste packen. Da GTD aber kein wirkliches System zur Priorisierung bietet, empfehle ich die Kombination aus der One-Thing Frage und der Eat That Frog Technik um deine Aufgaben optimal zu priorisieren.

Wenn du jetzt ein digitales Tool – Todoist – nutzt, kannst du dafür einen Tag setzen. Am Ende hast du eine „Frogs“ Liste, in der die jeweils wichtigsten Aufgaben aus allen Projekten liegen (siehe Abbildung). Dies sollte die erste Liste sein, die du jeden Tag öffnest, denn das sind die wirklich wichtigen Aufgaben, die dich und deine Projekte voranbringen. (Lies hierzu auch: Die E-Mail-Flut bewältigen: 3 produktive Tricks aus der Praxis)

Nun ist es so, dass du dir aber auch die Zeit nehmen musst, an diesen Dingen zu arbeiten. Oft sind das keine einfachen Sachen, die man mal eben nebenher macht, sondern sie sind kognitiv anstrengend. Hier kommt die „Deep Work“ Methode ins Spiel, welche auf dem gleichnamigen Buch von Cal Newport basiert.

Einer der größten Hebel, um Produktivität zu steigern.

Die Idee ist simpel.

Deep Work ist die Fähigkeit, sich ohne Ablenkung auf eine kognitiv anspruchsvolle Aufgabe zu konzentrieren und so komplizierte Informationen schnell zu bearbeiten und in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse zu erzielen.

Diese Grafik verdeutlicht, dass wir mit Deep Work deutlich mehr in weniger Zeit schaffen (und die Qualität der Arbeit um einiges höher ist).

Regel Nummer 3: Blocke deinen Kalender, um an deinen Frogs zu arbeiten

Der Trick ist nun, sich seine „Frogs“ Liste anzusehen und dann Deep Work Blocker im Kalender zu markieren, an denen man wirklich nur an den Frogs arbeitet.

Das heißt:

• Handy aus
• E-Mail Programm aus
• keine Meetings annehmen
• und am besten an einen Ort gehen, an dem man nicht gestört wird (z. B. Homeoffice, Telefonkabinen, Café etc.)

Im Großraumbüro ist dies oft schwierig. Eine Abhilfe können Noise Cancelling Kopfhörer und die Regel sein: Wer Kopfhörer anhat, möchte nicht gestört werden. Dies muss aber ganz klar mit dem ganzen Team vereinbart sein.

Prokrastination: Blockaden beseitigen & Produktivität steigern mit diesen Tipps

Viele Menschen neigen zur Prokrastination. Das bedeutet, dass sie – oft unterbewusst – kleine, einfache Dinge, anstelle der wichtigen „Frogs“ priorisieren. Auch hier gibt es einige Tricks, die man anwenden kann. Prokrastination wird oft durch drei Dinge getriggert:

1. Perfektionismus

Manche Menschen fangen nicht mit einer Aufgabe an, weil sie noch mehr planen wollen. Sie haben Angst, dass die Qualität ansonsten nicht gut wird. Hier kommt die „Swiss-Cheese“ Technik ins spiel:

„Durchbohre“ deine Aufgabe mit ganz vielen kleinen Löchern, damit sie am Ende ähnlich aussieht, wie ein Schweizer Käse. Die Löcher können so banale Dinge sein wie:

• Präsentation öffnen und Seitenzahlen einfügen
• Hintergrundfarbe auswählen
• Überschriften schreiben usw.

Die vermeintlich banalen kleinen Dinge helfen uns dabei, schon mit der Aufgabe anzufangen und in kleine Schritte zu zerlegen. Wir haben bereits angefangen und jetzt fällt es uns oft leichter, einfach weiterzumachen.

2. Die falsche Stimmung

Oft fühlen wir uns einfach nicht danach, etwas zu machen. Auch hier gibt es banale Tricks, die dich in eine andere Gefühlslage versetzen, sodass wir mehr Motivation haben, eine Aufgabe zu beginnen. Dinge, die vielen meiner Kunden helfen sind u.a.

• Eine motivierende Playlist anhören.
• Mit ein paar Kollegen  in der Kaffeeküche quatschen.
• Eine Runde um den Block spazieren gehen.
• Ein Telefonat mit einem guten Freund führen.

Wenn wir zurück an den Arbeitsplatz kommen, sind wir oft motivierter und fangen mit der Aufgabe an.

3. Angst zu versagen

Ähnlich wie Perfektionismus kann uns Angst davor, etwas nicht gut zu machen, blockieren.  Hier hilft es, sich das gewünschte Endresultat bildlich vorzustellen. Stell dir vor, wie gut die Präsentation wird, die du nächste Woche hältst und wie alle klatschen und zufrieden sein werden. Alleine dieser kleine Gedanke kann die Angst vor dem Versagen überwinden.

Generell hilft es immer, sich seine Ziele bewusst zu machen und noch mal in sich zu gehen und zu verstehen, warum man gerade etwas eigentlich macht bzw. machen sollte.

Wie man sich gute Ziele setzt lernen wir im nächsten Schritt. Dem vierten, um unsere Produktivität zu steigern.

4. Schritt: Wöchentliche Checkliste erstellen

So behältst du die Kontrolle

Eine simple Checkliste hilft dir, die Kontrolle über deine Arbeit zu behalten und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.

Man mag es kaum glauben, aber der durchschnittliche Büroarbeiter hat mehr als 100 aktive Projekte gleichzeitig. Daher benötigen wir ein gutes System zur Organisation dieser Projekte und sollten diese Projekte regelmäßig überprüfen und aufräumen und genau darum geht es in der wöchentliche Checkliste.

Die wöchentlichen Checkliste ist sozusagen der Kleber unseres Systems und hält alles zusammen. 

Am besten blockst du dir mindestens 1 Stunde pro Woche und setzt dich an einen ruhigen Ort, an dem du nicht gestört wirst.

Für mich funktioniert es am Sams­tag­mor­gen ganz gut. Hier scheiden sich die Geister. Manche machen es am Montagmorgen, andere am Sonntagabend. Wann du es machst, bleibt dir überlassen. Wichtig ist, dass es eine Routine wird. 

Die wöchentliche Checkliste soll dir bei 3 Dingen helfen:

• Klarheit über alles, was sich die letzte Woche an Aufgaben usw. angesammelt hat
• Klarheit über deine aktuellen Projekte und Aufgaben
• Klarheit über potentielle neue Projekte

Im ersten Schritt geht es darum, alles, was im Laufe der Woche in deiner Inbox und anderen Tools angefallen ist, zu sammeln. In deiner Inbox können also zum Beispiel sein:

• Ideen
• Notizen
• Briefe
• Next Steps
• Projekte 
• uvm.

Gehe außerdem kurz in dich und überlege, was noch so alles in deinem Kopf liegt. Auch diese Sachen schreibst du in deine Inbox. 

Als nächstes sortierst du die Inbox wie oben beschrieben. 

Hast du Schritt 1 der wöchentlichen Checkliste erledigt, geht es nun darum, einen Überblick über alle laufenden Projekte und deinen Kalender zu haben. 

Schaue dir dazu jedes deiner Projekte an. David Allen würde ein Projekt nur dann als aktiv bezeichnen, wenn es mindestens eine „Next Action“ oder eine „Waiting For“ Aufgabe hat. Wenn dies in einem deiner Projekte nicht der Fall ist, überlege dir, ob das Projekt noch aktiv sein sollte. Wenn nein, archiviere es. Wenn ja, überlege, was der nächste Schritt ist.

Außerdem kannst du dir jede Woche die Frage stellen, ob deine Projekte deine Ziele noch unterstützen. Gegebenenfalls haben sich deine Ziele verändert oder angepasst und entsprechend sollten sich auch deine Projekte anpassen. 

Danach gehst du durch deine „Next Action“ Liste, hakst die Dinge, die schon erledigt wurden, ab und erstellst neue „Next Actions“ die dir einfallen. Wenn du die Frog Liste nutzt, dann stelle dir bei jedem Projekt die One-Thing Frage und definiere deine Frogs. 

Gehe danach durch deine „Waiting For“ Liste und siehe nach, welche Items du abhaken kannst und wo du noch nachfassen musst. 

Als nächstes überprüfst du deinen Kalender.

Zunächst die vorangegangene Woche: Haben sich aus den Terminen von letzter Woche neue Projekte, Aufgaben oder Termine ergeben? Trage auch diese ein. Danach schaust du dir die zukünftige Woche an und legst Termine fest.

Hier kannst du auch Deep Work Blocker für deine Frogs setzen und deinen Kalender für nächste Woche so planen, dass andere dich nicht für Termine buchen können und deinen Arbeitstag unnötig aufteilen. Du möchtest ja möglichst viele Deep Work Blocker haben. Denn … nur so lässt sich Produktivität nachhaltig steigern.

Deine Checkliste: Kreativ werden

Jetzt solltest du einen guten Überblick über deine Projekte und Aufgaben haben. Nun ist ein guter Zeitpunkt, sich die Someday / Maybe Liste anzusehen. Gibt es dort Dinge, die du nun mal angehen möchtest? Vielleicht ist jetzt ein richtiger Moment, Spanisch zu lernen? 

Du wirst sehen, dass die wöchentliche Checklist extrem gut dabei hilft, das ganze System aktuell zu halten. Du hast die volle Kontrolle und Übersicht über deine Projekte. Dies ist ein elementarer Bestandteil, um produktiv zu sein:

Dein Unterbewusstsein fängt an, diesem System zu trauen und du versuchst nicht mehr, alles im Kopf zu behalten. Es fühlt sich einfach gut an, einen leeren Kopf mit Kapazität für mehr kreatives Denken zu haben. 

Hier siehst du ein Beispiel einer wöchentlichen Checkliste in dem Tool Asana:

Du kannst die wöchentliche Checkliste wunderbar mit privaten Themen ergänzen. Beispielweise: 

• Sport planen
• Ziele überprüfen (alle zwei bis vier Wochen)
• Treffen mit Freunden ausmachen
• Finanzen prüfen
• Ein kurzes Journal mit drei Stichworten zum Thema „Was lief gut diese Woche.“ aufschreiben

Du siehst, die wöchentliche Checkliste kannst du nach Belieben auf dich anpassen.

Im nächsten Schritt zeige ich dir, wie du die wöchentliche Checkliste zur Gewohnheit machen kannst.  Denn … gute Gewohnheiten erst einmal antrainiert, dann wird sich die Produktivität automatisch steigern.

5. Schritt: Gute Gewohnheiten aneignen

Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen …

In Punkt 5 dreht sich alles um eine Frage:

Wie schaffst du es, dir gute Gewohnheiten anzueignen (und schlechte abzulegen)? Und steigerst so deine Produktivität?

Gewohnheiten sind essentiell für uns. Alles, was unser Kopf im Autopilot erledigen kann, versucht er auch entsprechend zu automatisieren.

Der Weg morgens zum Büro ist fest in unserem Kopf einprogrammiert, ebenso das tägliche Zähneputzen usw. Das macht absolut Sinn, denn so spart unser Gehirn wertvolle Energie. Neben dem positiven Aspekt, dass wir uns gute Gewohnheiten aneignen, bauen wir gleichzeitig auch schlechte Gewohnheiten auf.

Zu verstehen, wie Gewohnheiten funktionieren, kann uns dabei helfen, diese zu brechen. Dieser Prozess nennt sich Gewohnheitsschleife. Schauen wir uns die Gewohnheitsschleife an, wie sie Charles Duhigg in seinem Bestseller „Die Macht der Gewohnheit“ beschreibt.

Zuallererst steht immer der Auslöser (Trigger). Dies kann z.B. die Benachrichtigung auf deinem Desktop sein, dass eine neue E-Mail reingekommen ist. 

Als nächstes gibt es die Routine, also die tatsächliche Handlung. In unserem E-Mail-Fall klicken wir auf die Notification und Zack, wir öffnen und lesen die E-Mail. Dadurch unterbrechen wir uns bei der Sache, die wir eigentlich gerade machen wollten. 

Darauf folgt die Belohnung  (auch Feedback genannt). Im Falle der E-Mail ist das der Dopamin-Kick, eine neue E-Mail zu erhalten. Wir Menschen priorisieren neue Dinge automatisch höher. Ohne diesen Dopamin-Kick gäbe es keine Belohnung und der Anreiz wäre nicht so hoch, die E-Mail zu öffnen. 

Produktivität steigern: Wie kannst du eine Gewohnheit ablegen? 

Dazu gibt es 3 Möglichkeiten:

1. Den Auslöser identifizieren und vermeiden

Der Auslöser kann vieles sein: ein Ort, eine Uhrzeit, ein emotionaler Zustand oder andere Leute. 

Ort

Entsteht die Gewohnheit immer am gleichen Ort (Couch, Schreibtisch, Zug, …)?

Uhrzeit

Wiederhole ich die Gewohnheit immer um die gleiche Uhrzeit? 

Emotionaler Zustand 

Wie fühle ich mich, wenn ich die Gewohnheit ausführe? Bin ich z.B. immer müde, bevor ich zu Hause nach Feierabend ein Glas Wein trinke?

Andere Leute 

Sind immer dann, wenn ich die Gewohnheit ausübe, andere Leute damit verbunden bzw. in der Nähe? 

2. Die Routine ändern 

Der zweite Teil der Gewohnheitsschleife ist die Routine. Wenn also z.B. die Uhrzeit (z.B. jeden Tag um 11 Uhr) der Auslöser ist, um dir einen Kaffee zu holen, dann ist die Routine aufzustehen und zum Automaten zu gehen, um dir einen Kaffee zu holen. 

Dir ist dann zum Beispiel aufgefallen, dass du dort immer viel zu lange mit Kollegen sprichst, anstatt dir einfach nur den Kaffee zu holen. Nun könntest du die Routine ändern und einfach zu einem anderen Automaten gehen, an dem du diese Kollegen nicht triffst.

Wichtig: Es ist leichter, die Routine zu ändern als den Auslöser. Fokussiere dich daher zunächst immer darauf, die Routine zu verändern, wenn sie dich stört. 

3. Genügend Willenskraft erzeugen

Der dritte Punkt ist, genügend Willenskraft zu erzeugen. Das schaffst du dadurch, in dem du dir die Belohnung (das Feedback) klar vor Augen hältst.

Wenn du also die wöchentliche Checkliste als Gewohnheit aneignen möchtest, dann versuche, eine Belohnung damit zu verknüpfen. Mir hilft es zum Beispiel während der wöchentlichen Checkliste, Termine mit Freunden für die kommende Woche auszumachen. Das motiviert mich, die wöchentliche Checkliste abzuarbeiten, weil ich mich schon darauf freue, die Termine mit Freunden zu planen (z.B. Konzerte, Städtetrips usw.)

Es kann auch helfen, sich das gute Gefühl vorzustellen, welches du durch die Durchführung der neuen Gewohnheit erzeugst. Zum Beispiel gibt mir die Durchführung der wöchentlichen Checkliste ein Gefühl der Kontrolle über meine Projekte, was sich sehr gut anfühlt. 

Erfahrungsgemäß ist die wöchentliche Checkliste eine der schwierigsten Teile des Systems, da man sie sich als Gewohnheit aneignen muss. Aus den Learnings kannst du nun versuchen, die wöchentliche Checkliste zu einer Gewohnheit zu machen. Versuche also immer, ein positives Gefühl, den Reward, mit der Checkliste zu verbinden. Für viele funktionieren z.B. folgende Szenarien: 

• Die Checkliste wird immer sonntagabends gemacht, bevor man die Lieblingsserie auf Netflix anmacht (Checkliste: Routine, Serie: Belohnung)
• Die Checkliste wird montagmorgens im Lieblingskaffee erledigt (Belohnung: Kaffee)

Probiere ein paar verschiedene Möglichkeiten aus. Irgendwann wird die wöchentliche Checkliste zur Gewohnheit und du machst sie automatisch und gerne. Und du wirst sehen, du wirst deine persönliche Produktivität Step by Step steigern.

6. Schritt: Schlaf, Ernährung & Gesundheit optimieren

Warum Schlaf, Ernährung und Gesundheit deine Produktivität steigern? Das klären wir hier in Punkt 6.

Kein Produktivitätssystem der Welt kann richtig funktionieren, wenn die Grundlagen nicht stimmen. Viele Bücher und Workshops gehen dieses Thema nicht an, weil es irrelevant erscheint. Das Gegenteil ist der Fall.

Unter Grundlagen verstehe ich:

• Ausreichend und guter Schlaf
• Eine gesunde und vitalisierende Ernährung
• Eine gute körperliche und psychische Gesundheit

Viele der Dinge, die hier beschrieben sind, hast du sicherlich schon tausendmal gelesen. Trotzdem kann man sie nicht oft genug in Erinnerung bringen, da sie so wichtig sind.

Wir wollen sie hier besonders aus der Produktivitätssichtweise betrachten. Ich möchte hier keinen ausführlichen Ratgeber schreiben, denn dazu sind schon tausende Bücher geschrieben worden, sondern ein paar Denkanstöße geben und die wichtigsten Punkte nennen.

Guter und ausreichender Schlaf

Fangen wir mit dem Schlaf an. Wenn du morgens übermüdet aufstehst, einen schlechten oder zu kurzen Schlaf hattest, dann wird es dir schwer fallen, an diesem Tag wirklich anspruchsvolle Tätigkeiten auszuüben. Keine Chance also auf mehr Produktivität.

Wie kannst du sicherstellen, dass dein Schlaf besser wird? 

Wissenschaftlich bewiesen und empfohlen sind folgende Punkte. Sie können je nach Person natürlich schwanken, aber du solltest dich an ihnen orientieren.

• Schlafe jede Nacht mindestens 7 bis 8 Stunden.
• Verbanne dein Handy und Laptop aus dem Schlafzimmer.
• Versuche mindestens eine Stunde vor dem Schlafengehen keine Bildschirmzeit mehr zu haben. Das blaue Licht sorgt dafür, dass du wach bleibst und schlechter einschläfst.
• Wenn du dein Handy als Wecker nutzt, ist es meist das letzte, was du vor dem Schlafengehen machst, in einen Bildschirm zu gucken und das erste nach dem Aufwachen, wieder in einen Bildschirm zu schauen. Das kann Stress auslösen. Die ganzen Notifications wie z.B. E-Mails, Whatsapp Nachrichten usw., die du morgens auf deinem Handy siehst, bringen dich mental bereits in Arbeitsprojekte, Probleme von Freunden usw. je nachdem, was gerade so auf dem Notification Center los ist. Die Notifications steuern also, woran du als erstes morgens denkst. Du handelst reaktiv, nicht proaktiv.
  Ich empfehle daher, dir einen klassischen Wecker zu kaufen und das Handy über Nacht in einem anderen Raum liegen zu lassen.
• Stelle sicher, dass dein Schlafzimmer stockdunkel ist. Unser Körper spürt jede Art von Licht. Besonders in unseren hellen Städten ist es umso wichtiger, dass du in einem abgedunkelten Schlafzimmer zur Ruhe kommst. Du wirst den Unterschied sofort merken.
• Erstelle eine Routine und gehe z.B. jede Nacht zur gleichen Zeit ins Bett. So bringst du deinen Körper und deinen Geist in den „Schlafengehen-Modus“ und wirst automatisch müde.
• Vermeide Alkohol und Koffein vor dem Schlafengehen.
• Viele Menschen schwören auf Meditation und Atemübungen vor dem Schlafengehen, um den Körper in einen Ruhezustand zu bringen und besser einzuschlafen.

Das Ziel: Dein Kopf sollte dein Schlafzimmer mit „Schlaf“ verbinden und nicht mit “Arbeiten im Bett” oder “Filme gucken im Bett” usw. 

Produktivität steigern: Tipps für Gesunde und vitalisierende Ernährung

Auch die richtige Ernährung kann Wunder wirken. Du hast es sicherlich schon selbst erlebt: Ein großes Schnitzel mit Pommes zum Mittagessen macht müde.

Nahrung hat einen enormen Einfluss auf unser Wohlbefinden. Hier ein paar Tipps, wie du mit Hilfe der richtigen Ernährung auch an anspruchsvollen Tagen energetisch bleibst:

• Vermeide verarbeitete Lebensmittel, denn diesen fehlen viele wertvolle Nährstoffe und sie enthalten viel Salz, gesättigte Fettsäuren, Zucker und Zusatzstoffe. Nicht unbedingt das, was unserem Körper nachhaltig gute Energie gibt.
• Iss bevorzugt und so oft wie möglich pflanzliche, vollwertige Nahrungsmittel zu essen. Probiere es mal für zwei Wochen aus. Vielen Menschen spüren danach bereits einen großen Unterschied in ihrem Energielevel.
• Nimm dir Zeit für dein Mittagessen und blocke dir deinen Kalender für diese Zeit. Achtsam und langsam zu essen ist nicht nur viel gesünder, es ist auch eine Möglichkeit, kurz vom Arbeitsalltag abzuschalten.
• Nüsse und Früchte sind bessere Snacks als Schokolade und Kuchen. Am besten hast du immer eine Packung (ungesalzene) Nüsse oder Obst/Gemüse griffbereit, wenn der kleine Hunger kommt.
• Vermeide zuckerhaltige Getränke und setze auf Tee, Wasser und Kaffee. Neueste Studien zeigen übrigens, dass 3 bis 4 Tassen Kaffee am Tag gesund sind.

Körperliche Gesundheit

Körperliche Gesundheit können wir vor allem durch ausreichend Bewegung fördern. Warum ist Bewegung so wichtig? Es ist erwiesen, dass ausreichend Bewegung dazu führt, dass:

• unsere Kreativität erhöht wird,
• Stress reduziert wird und
• unser Kopf freier wird.

Es wird empfohlen, täglich mindestens 40 Minuten intensiven oder 90 Minuten moderaten Aktivitäten nachzugehen. Das ist eine ganz schöne Menge und ich gebe zu, das schaffen nicht viele. Trotzdem gibt es einige Tricks, wie man mehr Bewegung in den Alltag integrieren kann.

• Versuche auf dem Weg zur Arbeit eine U-Bahnstation früher auszusteigen und den Rest zu Fuß zum Büro zu gehen
• Wenn du kannst, nimm das Rad. Wenn du mit dem Auto fährst, parke etwas weiter weg vom Büro
• Versuche, dir eine Sportart zu suchen, die dir wirklich Spaß macht und die du gut in deinen Alltag integrieren kannst. Wenn du dich zum Laufen zwingst, nur weil all deine Kollegen laufen, dann wirst du nicht lange durchhalten.
• Sitzen ist das neue Rauchen. Versuche im Büro alle 40 bis 50 Minuten aufzustehen und dich sogar zu dehnen. Viele von uns plagen Rückenschmerzen und die richtigen Dehnübungen können dagegen vorbeugen
• Stelle sicher, dass dein Schreibtisch, Bildschirm etc. richtig eingestellt sind. Diese Grafik gibt dazu Hilfestellung.

Produktivität steigern: Mentale Gesundheit

Die mentale Gesundheit ist mindestens genauso wichtig wie die körperliche, doch sie wird oft übersehen. Angst oder einfach nur ein ungelöstes privates oder geschäftliches Problem können bereits einen großen Einfluss auf unsere Produktivität haben. Du wirst nicht in der Lage sein, gut mit komplexen Situationen umzugehen, wenn dein Kopf ständig woanders ist.

Nimm deine Gefühle ernst und versuche, die folgenden Dinge in dein Leben einzubauen:

• Nimm dir genügend Zeit für Freunde und Familie neben der Arbeit. Das sind perfekte Momente um abzuschalten und auf andere Gedanken zu kommen
• Nimm dir auch Zeit, um allein zu sein. Ein Spaziergang ohne Handy, ein Buch lesen, meditieren – unser Kopf braucht Momente, in denen er abschalten kann. Viel zu oft „töten“ wir diese Momente, in dem wir auf unser Handy schauen. Wenn du dich immer öfter dabei ertappst, wie du jeden freien Moment, sei es in der Schlange beim Einkaufen, beim Warten auf den Bus, in der Pause im Meeting usw., auf dein Handy zu gucken und es dich nervt, dass du so unachtsam mit deiner Zeit umgehst, dann lies unbedingt weiter. Es geht im nächsten Punkt um „Digital Minimalism“.

Wenn du die Themen Schlaf, Ernährung und Gesundheit vertiefen möchtest, empfehle ich dir diese beiden Bücher:

• Zum Thema Ernährung und Gesundheit: How Not To Die – Dr. Michael Greger
• Zum Thema Schlaf: Das große Buch vom Schlaf: Die enorme Bedeutung des Schlafs… – Prof. Dr. Med. Matthew Walker

Und auch die zwei Podcast-Folgen mit Experte Chris Surel sind spannend:

7. Schritt: Die Digital Minimalism Challenge meistern

Digitaler Minimalismus: Wie du digitale Tools bewusster nutzt

Unser Smartphone hat einen großen Einfluss auf unsere mentale Gesundheit. Wir haben im Schnitt mindestens 40 bis 50 Apps installiert und alle wollen etwas von uns. Umso wertvoller, kann die Digital Minimalism Challenge in Zusammenhang mit unserer Gesundheit sein.

Ständig erhalten wir Notifications. Selbst, wenn wir das nicht zugeben möchten, führt das unterbewusst zu Stress. Ganz besonders, weil viele Notifications die Warnfarbe Rot nutzen, was Stress erzeugt. 

Das führt dazu, dass wir uns ständig unterbrechen lassen und „Context Switching“ betreiben. Das dies unserem Gehirn schadet, wurde wissenschaftlich bewiesen.

Basierend auf dem Buch „Digital Minimalism“ von Cal Newport, lade ich dich ein, die von ihm vorgeschlagene 30 Tage Challenge zu machen.

In dieser Version fokussieren wir uns nur auf das Smartphone als digitales Tool. Die komplette Challenge geht auch auf z. B. Websites, Filme und Spiele. ein. Wer die komplette Challenge machen möchte, dem empfehle ich das Buch von Cal Newport. 

Im Kern bedeutet digitaler Minimalismus einfach, dass wir versuchen, mehr darüber nachzudenken, wie wir Technologie in unserem Leben einsetzen. Das Ziel ist, diese Tools bewusst zu nutzen, anstatt uns von ihnen ständig ablenken zu lassen.

Technologien und digitale Inhalte sind in unserem Leben oft so weit verbreitet, dass es schwer sein kann, zu entscheiden, wie man genau anfangen soll. Deshalb ist die Challenge auch nur 30 Tage lang, damit du quasi kaum ein Risiko eingehst bzw. keine Panik bekommst, du könntest etwas verpassen. 

Ein paar Dinge, die man über die Challenge im Hinterkopf behalten sollte:

• Keiner der Vorschläge sollte einfach blind kopiert und angewendet werden. Tu, was für dein Leben Sinn macht.
• Es gilt: Je konsequenter und vollständiger du die Empfehlungen ausführst, desto eher wirst du einen positiven Effekt spüren.
• Vielen Menschen hilft es, Freunden oder der Familie von der Challenge zu erzählen, sodass sie zum Einen wissen, dass man die nächsten 30 Tage z.B. nicht mehr über Instagram erreichbar ist. Zum Anderen können sie dich motivieren, weiterzumachen, wenn du abbrechen möchtest. Das kann unheimlich motivieren.

Also, los geht’s:

Die 30-Tage-Digital-Minimalism-Challenge in 3 Schritten

1. Schritt: Definiere deine Technologieregeln

• Analysiere, auf welchen Apps und Seiten du viel Zeit verbringst z.B: Instagram, Newsapp, Facebook usw.
• Überlege dir dann: Bringt mir die Nutzung dieser App einen fundamentalen Mehrwert? Was habe ich davon? Oder ertappst du dich immer öfter dabei, dass es reine Gewohnheit ist, die Apps zu öffnen und du dann im „Tunnel“ versinkst?

2. Schritt: Freizeit zurückgewinnen – 30 Tage digitale Diät

• Nachdem du alle Apps definiert hast, gehe auf eine kalte Diät: Lösche diese Apps (nicht unbedingt den Account) von deinem Handy.
• Das Ziel ist die Apps 30 Tage nicht zu benutzen.
• Nun überlege dir, womit du die freigewordene Zeit füllen kannst. Anstatt abends 30 Minuten auf Instagram zu browsen, könntest du ein Buch zu einem Thema lesen,  über das du mehr lernen möchtest (z.B: Spanisch sprechen). Dieser Schritt ist wichtig: Die Zeit muss mit einer kognitiv anspruchsvollen Ersatztätigkeit gefüllt werden.

3. Schritt: Wiedereinführung der Technologie nach 30 Tagen und Auswertung

• Nach 30 Tagen stellst du dir die Frage: Vermisse ich die App noch? Wenn ja, was genau fehlt mir? Wenn z.B. Instagram dein Weg ist, mit Freunden in Kontakt zu bleiben, dann ist das vollkommen ok. Falls dir auffällt, dass dir die Profile von den Stars, Händlern, Marken usw. gar keinen Mehrwert bieten, entfolge diesen Seiten und filtere so deinen Instagram Feed, dass nur wirklich Relevantes auftaucht.
• Alles, was dir keinen Mehrwert bringt, bleibt gelöscht.
• So kommst du zu einem viel aktiveren Umgang mit digitalen Medien, statt passiv einfach zu reagieren und der Gewohnheit freien Lauf zu lassen.

Eine weitere Sache, die du sofort umsetzen kannst, ist Unterbrechungen durch dein Handy zu reduzieren. Viele Unterbrechungen erzeugst du selbst, indem du Notifications, Töne und Vibrationen zulässt. Jede Benachrichtigung löst mindestens unterbewusst eine Reaktion und ein Gefühl aus. Meistens ist es nicht relevant und lenkt dich ab. Was du nun sofort tun kannst:

• Deaktiviere alle Benachrichtigungen, die nicht wirklich wichtig sind (ich habe z.B. Kalender und Asana Reminder angelassen). Dazu zählen auch die Zahlen der ungelesen Notifications auf den App Symbolen. Was bringt es dir zu sehen, dass du 939 ungelesene E-Mails hast? Genau, es erzeugt unterbewusst nur unnötigen Stress, weil eine Handlung von dir erwartet wird (E-Mail lesen und beantworten).
• Schalte alle Notification Sounds und Vibrationen aus.
• Im Browser: Habe nur so viele Tabs offen wie du wirklich brauchst.

Ich bin gespannt, was du von deiner 30 Tage Digital Minimalism Challenge berichtest.

Fazit: Jede einzelne der 7 genannten Maßnahmen wird helfen, deine Produktivität zu steigern. Am besten du fängst sofort heute an, die ersten Schritte zu gehen. 💪🏽

Mehr solcher Inspirationen habe ich im folgenden E-Book zusammengestellt, das aktuell noch gratis heruntergeladen werden kann:

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Viel Erfolg!

Zuletzt aktualisiert am 8. Januar 2024