Scrum Einführung schnell & einfach: Das Spotify Modell für alle

|

Wie schaffen wir es als Führungspersönlichkeiten, Team-Leads oder Manager, dass jeder in unserem Team stets das tut, was gerade wichtig ist, um regelmäßig gute Ergebnisse zu erreichen? Eine Scrum Einführung hilft. In diesem Artikel erfährst du, wie das durch ‚Scrum light‘ schnell und einfach gelingt.

Agile Prozesse und Management-Methoden bieten genau hierfür tolle Möglichkeiten.

Gerade Spotify hat mit seinem ‚Spotify-Modell‘ das Arbeiten in Squads, Tribes, Chaptern und Gilden sowie mit der agilen Projektmanagement-Methode Scrum sehr populär gemacht.

In diesem Artikel fokussieren wir uns auf letztere: Nämlich die Methode Scrum.

Vorweg: Die vollumfängliche Scrum Einführung ist recht komplex und würde mehrere solcher Artikel umfassen.

Doch die gute Nachricht ist:

Hier lernst du die ‚Scrum light‘ Methode kennen, bei der du mit rund 20 % des Aufwands zur Scrum Einführung bereits 80 % der Ergebnisse der Vollversion von Scrum mit deinem Team erreichen kannst.

Mit dieser Light-Variante könnt du und dein Team sofort loslegen, ohne Abhängigkeiten von anderen Personen oder Teams im Unternehmen zu haben.

Das Erfolgsgeheimnis nach der Scrum Einführung

Das Arbeiten in fest abgesteckten Zeitperioden ist das Erfolgsgeheimnis vom Scrum, um regelmäßig und planbar großartige Ergebnisse im Team zu erreichen.

Diese sogenannten Sprints können zum Beispiel zwei Wochen umfassen. Mit dieser Länge machen die meisten Teams gute Erfahrungen.

Grundsätzlich wird Scrum von vielen Softwareentwicklungsteams angewandt. Es funktioniert aber auch super für jegliche andere Arten von Teams. Ich habe es zum Beispiel in meinen Startups sowie bei der Daimler-Tocher Moovel auch mit meinen Marketing- und Design-Teams angewandt.

Und etwas Erwartungsmanagement vorab:

Wenn du und dein Team in Kürze loslegt, Elemente von Scrum bei euch zu nutzen, braucht es erst einmal ein, zwei Sprints, bis sich die Prozesse richtig eingeruckelt haben. Das ist ganz normal. 

Und dann möchte ich dir fast versprechen:

Nach einigen Sprints wird dein Team den Prozess lieben. Deine Leute arbeiten plötzlich viel eigenverantwortlicher im geschützten Raum, ohne Störfeuer und Unterbrechungen von außen.

Allen ist stets klar ist, was jetzt gerade wirklich wichtig ist. Sie wissen jederzeit transparent, wer aktuell woran arbeitet und was der aktuelle Stand des Projekts ist.

Ein sauber eingeführter Sprint-Rhythmus kann praktisch der Herzschlag der Zusammenarbeit in deinem Team sein.

Und sobald dieser Rhythmus perfekt funktioniert, hast du bereits 80 % der maximalen Teamperformance aus deinem Team herausgeholt – während die Arbeit für alle plötzlich deutlich weniger stressig und dafür geordneter sowie produktiver ist.

Übrigens: Wie du diese sowie 66 andere genial-simple Methoden für brillantes Leadership sofort mit deinem Team nutzen kannst, habe ich für dich im momentan noch kostenfreien E-Book „66 Talente Hacks für Leader“ zusammengefasst. Mehr dazu findest du unten am Ende dieses Artikels.

Die Vorbereitung zur Scrum Einführung: Vor dem ersten Sprint

Bevor wir gleich die ersten Schritte eures Scrum light Prozesses definieren, gilt es ein paar Vorbereitungen zu tätigen.

Das wichtigste, was du und deine Leute vorab wissen müsst:

Es gibt ab sofort einen zentralen Ort, an dem – entweder physisch vor Ort oder virtuell – praktisch alles passiert. Es ist sozusagen ‚das Gehirn‘ deines Teams: Das Scrum Board.

Hier siehst du einmal, wie das Scrum-Board meines Teams bei der Daimler-Tochter Moovel aussah:

Scrum Einführung: So kann ein physisches Scrum Board aussehen. Es lässt sich auch virtuell online abbilden.
So kann ein physisches Scrum Board aussehen. Es lässt sich auch virtuell online abbilden.

Die zweite wichtige Info:

Während eines Sprints, der wie beschrieben am besten zwei Wochen (= 10 Arbeitstage) dauern sollte, gibt es bestimmte Meetings, die sich regelmäßig wiederholen. Manche täglich, mache nur ein Mal pro Sprint. Dazu kommen wir gleich.

Für den Erfolg eurer neuen agilen Zusammenarbeit ist es absolut entscheident, dass diese Meetings unbedingt eingehalten werden und regelrecht unantastbar sind.

Das schöne für dich als Chef oder Manager:

Wenn dieses System erst einmal richtig läuft, dann brauchst du normalerweise keine anderen Meetings mehr mit deinem Team abzuhalten. Dein Team funktioniert dadurch nahezu perfekt von ganz alleine und produziert sozusagen tolle Ergebnisse ‚am Fließband‘.

Der Terminkalender von allen Teammitgliedern – inklusive deinem eigenen – lichtet sich plötzlich. Und gleichzeitig werden Ziele schneller, leichter und stressfreier erreicht. (Dieser Artikel könnte auch interessant für dich sein: 5 simple Tipps für Führungskräfte, die sofort zünden)

Die Anleitung zur Scrum Einführung: Startet mit diesen Sprint-Meetings

Meine Empfehlung: Ab ins kalte Wasser!

Geht die folgenden Schritte durch und startet ganz einfach mit ihnen. Ein wichtiger Grundsatz bei der Scrum Einführung lautet:

Trust the process.

Die folgenden Schritte werden so jeden Tag genutzt von Tausenden Teams weltweit. Sie funktionieren.

Wie gesagt: Wenn nicht direkt beim ersten Sprint alles rund läuft – nicht aufgeben und einfach im nächsten Sprint wieder von vorne anfangen. Es lohnt sich.

Schritt 1: Das Scrum Board einrichten

Errichtet ein Scrum Board pyhsisch als Whiteboard im Office oder virtuell im Projektmanagement-Tool wie Asana, Teams oder Trello mit den 5 Spalten der folgenden Abbildung.

Dazu kommen zwei weitere Bereiche auf dem Board, nämlich einer zum Festhalten des aktuellen ‚Sprint-Ziels‘ – und einer für die sogenannten ‚Retro-Maßnahmen‘.

Neben den 5 Spalten aus der folgenden Abbildung solltest du auch einem (virtuellen) Briefkasten einrichten, die ‚Retro-Box‘.

Was es damit jeweils auf sich hat, schauen wir uns gleich näher an.

Scrum Einführung: Diese 5 Spalten sowie 3 weiteren Bereiche sollte euer (virtuelles) Scrum Board enthalten.
Diese 5 Spalten sowie 3 weiteren Bereiche sollte euer (virtuelles) Scrum Board enthalten.

Ihr seid der erfolgreichen Scrum Einführung schon ganz nah und der erste Sprint kann beginnen! Ab sofort führt ihr regelmäßig die folgenden Sprint-Meetings durch und nutzt dafür die gerade erstellen Bereiche im Scrum-Board:

Schritt 2: Das Refinement Meeting

Bevor ihr dieses Meeting zum ersten Mal durchführt, solltest du als Manager alle Aufgaben, die aktuell bei euch im Team anstehen auf Post-its oder in virtuelle Tickets geschrieben haben und in priorisierter Reihenfolge in die linke Spalte des Boards namens ‚Backlog‘ gepackt haben.

Im Refinement Meeting geht ihr diese Tickets im Backlog dann nacheinander mit dem gesamten Team durch und besprecht sie. Was ist zum Erreichen der Aufgabe nötig? Welche Abhängigkeiten gibt es? Ist allen klar, was mit dieser Aufgabe gemeint ist?

Das Ziel:

Alle offenen Fragen und bestehenden Blocker zu den am höchsten priorisierten Aufgaben im Backlog werden gemeinsam geklärt, damit sie im nächsten Sprint bearbeitet werden können.

Der Rhythmus:

Das Refinement-Meeting findet 1 Mal pro Sprint statt. Es dauert mindestens zwei Stunden.

Übrigens: Diese sowie 66 weitere genial-simple Methoden, habe ich für dich in diesem momentan noch kostenfreien E-Book zusammengestellt (mehr dazu auch unten am Ende dieses Artikels). Du kannst sie sofort in deinem Team nutzen und davon profitieren.

Schritt 3: Das Sprint Planning

Der erste Tag startet und er beginnt mit diesem Meeting: Dem Sprint Planning.

Das Ziel:

Im Team wird entschieden, welche der am höchsten priorisierten Aufgaben im Backlog im anstehenden Sprint bearbeitet werden.

Diese Aufgaben werden am Board vom Backlog in die Spalte ‚Open‘ bewegt.

Optional könnt ihr im Sprint Planning gemeinsam das sogenannte ‚Sprint-Ziel‘ ausrufen. Damit gebt ihr diesem Sprint sozusagen ein übergeordnetes Motto, unter dem sich alle Aufgaben, die ihr auswählt, einordnen lassen. Alle Aufgaben in ‚Open‘ sollten dann direkt auf dieses Ziel einzahlen.

Das Sprint-Ziel tragt ihr im Bereich ‚Unser aktuelles Sprint-Ziel‘ ein.

Ein Sprint-Ziel wirkt sehr motivierend und zusammenschweißend auf alle Teammitglieder, sodass jeder stets weiß, was für die nächsten zwei Wochen das wichtige übergeordnete Thema ist.

Der Rhythmus:

Das Sprint Planning findet ein Mal pro Sprint statt, immer am ersten Tag des Sprints. Es dauert rund 30 Minuten und sollte nicht zu lang ausfallen, weil alle offenen Fragen zu Aufgaben bereits vorher im Refinement-Meeting geklärt wurden.

Schritt 4: Das Daily Standup

Es ist das wahrscheinlich bekannteste Scrum-Meeting: Das Daily Standup – oder auch Daily Check-In genannt.

Es findet jeden Morgen zur gleichen Zeit – am besten tatsächlich im Stehen – statt. Auch dieses Meeting ist praktisch unantastbar:

Bei uns damals im Startup Familonet gab es die Abmachung:

Wer auch nur eine Minute zu spät zum Daily Standup erschien, musste 5 Euro in die Team-Kaffeekasse werfen.

Das Prinzip:

Aufgaben werden von den Teammitgliedern, die sie bearbeiten zunächst von der Spalte ‚Open‘ in ‚Doing‘ verschoben. Sobald sie erledigt sind, werden sie in die ‚Landebahn‘ verschoben – bis zum Daily Standup am nächsten Tag.

Denn dann werden sie von der Person, die sie erledigt hat, vor allen anderen ein wenig feierlich von der Landebahn in die Spalt ‚Done‘ gezogen.

Das kann durchaus unter einem kleinen Applaus der anderen passieren.

Der Effekt:

Alle bleiben stets im Bilde, welche Aufgaben bereits erledigt wurden.

Neben dieser Frage „Welche Aufgaben habe ich gestern erledigt?“ beantwortet jeder im Team auch kurz diese Fragen in wenigen Sekunden:

„Welche Aufgabe wird sich voraussichtlich heute durch mich bewegen?“

„Wo gibt’s einen Blocker, der mich am Bewegen von Aufgaben hindert?“

Wichtig: Mögliche Blocker werden in diesem Meeting nicht diskutiert, sondern zur Lösung nach dem Meeting mitgenommen.

Der Rhythmus:

Das Daily Standup findet an jedem Arbeitstag morgens zur gleichen Zeit statt und dauert nicht länger als 15 Minuten.

Schritt 5: Die Sprint Review

Dieses Meeting findet am Ende jedes Sprints statt. Es ist praktisch der feierliche Abschluss: Die Sprint Review.

Hier präsentieren sich alle gegenseitig noch einmal die erreichten Ergebnisse der letzten zwei Wochen. Es können zu diesem Meeting auch externe Gäste, zum Beispiel Mitglieder aus anderen Teams, eingeladen werden.

Wenn ihr ein Sprint-Ziel festgelegt hattet, wird der inhaltliche Fokus beim Präsentieren hierauf gelegt.

Nicht selten endet dieser Sprintabschluss mit einem gemeinsamen Feierabend-Bier.

Der Rhythmus:

Die Sprint Review findet ein Mal pro Sprint statt, immer am letzten Tag zum Abschluss. Das Meeting dauert rund eine Stunde.

Nicht vergessen: 66 praxiserprobte Tipps, Vorlagen und bewährte Werkzeuge, mit denen deine Leute jeden Tag brillante Ergebnisse voller Motivation erzielen, habe ich dir im aktuell noch kostenfreien E-Book „66 Talente Hacks für Leader“ (hier klicken!) kuratiert. Mehr dazu findest du auch unten am Ende dieses Artikels.

Schritt 6: Die Retrospektive:

Das Retrospektive-Meeting ist meiner Erfahrung nach das wohl wichtigste des gesamten Sprints

Es bezieht sich immer auf den vergangenen Sprint und findet meisten in der Woche nach dem Abschluss des letzten Sprints statt.

Im Team wird der letzte Sprint Revue passieren gelassen: Was lief gut, was hätte besser sein können? Was wollen wir ab sofort anders machen?

Der Clou:

Im physischen oder virtuellen Briefkasten, der Retro-Box, wurden während des gesamten letzten Sprints Verbesserungsvorschläge gesammelt. Jedes Teammitglied kann jederzeit Ideen und Optimierungswünsche in die Box werfen.

Im Retrospektive-Meeting werden diese dann gemeinsam besprochen. Ein externer Moderator, zum Beispiel ein Mitglied eines anderen Teams, kann hier sehr hilfreich sein.

Gemeinsam werden bis zu 5 ‚Retro-Maßnahmen‘ beschlossen, die ab dem nächsten Sprint für alle gelten, um die Zusammenarbeit zu optimieren:

Diese werden am Scrum-Board im Bereich ‚Unsere Retro-Maßnahmen‘ für alle festgehalten, sodass sie alle jeden Tag vor Augen haben und sich daran halten können.

Die Scrum Einführung: Gemach, nach und nach…

Mein Tipp: Sende diesen Artikel hier an alle Teammitglieder, die in euren Scrum light Prozess involviert sein werden, um fürs gleiche Verständis und eine erfolgreiche Scrum Einführung zu sorgen.

Eine weitere Möglichkeit zur Scrum Einführung: Führt die einzelnen Schritte und Meetings nach und nach ein.

Hier empfehle ich, mit dem Retrospektive-Meeting zu starten, um dann langsam aber sicher mit jeder Woche ein weiteres der oben beschriebenen Meetings einzuführen und nach einiger Zeit zum echten Sprint-Rhythmus zu gelangen.

Welche konkreten Schritte du außerdem gehen kannst, um zur noch besseren Führungspersönlichkeit zu werden, habe ich dir im folgenden momentan noch kostenfreien E-Book zusammengestellt (siehe unten).

Darin findest du 66 Hacks, mit denen deine Leute jeden Tag brillante Ergebnisse voller Motivation erzielen können:

Mehr Sofort-Tipps, um brillante Ergebnisse mit den Leuten an deiner Seite zu erreichen?

Scrum Einführung: Mit den 66 Hacks in diesem E-Book wird's noch leichter.
Mein E-Book „66 Talente Hacks für Leader“ verschenke ich aktuell. Klicke einfach den Link unten!

In meinem aktuell noch kostenfreien E-Book „66 Talente Hacks für Leader“ (hier klicken!) habe ich 66 simple Strategien der erfolgreichsten Führungspersönlichkeiten weltweit für dich kuratiert, mit denen sie die besten Leute um sich versammeln und Großes mit ihnen erreichen.

Alle Hacks stammen aus meinem neuen Buch „Der Mitarbeiter-Magnet: 302 Hacks für Leader“, das im renommierten Haufe Verlag erschienen und auf Platz 1 der Amazon-Bestsellerlisten für BWL und Personalmanagement eingestiegen ist. Damit können Führungskräfte, Manager und Unternehmer – oder die es werden wollen – die beste Version von sich selbst werden, Top-Leute gewinnen, sie perfekt führen und lange an ihrer Seite halten.

Das E-Book kannst du hier für kurze Zeit kostenfrei herunterladen (hier klicken)!

Zuletzt aktualisiert am 1. Juli 2021

Previous

Nachhaltiges Wachstum im Unternehmen: So funktioniert’s

Gute Programmierer finden: Diese 3 Faktoren überzeugen sie wirklich

Next

2 Gedanken zu „Scrum Einführung schnell & einfach: Das Spotify Modell für alle“

  1. So ein Quatsch…..
    Auch wenn ihr das so schön runter brecht. wird ein Spotify Modell ( ein agiles Unternehmen zu Skalieren) bei einem klassischen Unternehmen gar nicht möglich sein. Warum wohl?

    Aber viel Spass beim Ausprobieren und verifdizieren Eures Ansatzes.
    Mit freundlichen Grüßen Kurt

    Antworten
    • Hallo, lieber Kurt, Scrum ist sicherlich eine sehr komplexe Methode und kann nicht so einfach über laufende Prozesse drübergestülpt werden. Da hast du recht. Wir haben allerdings echt gute Erfahrungen gemacht, wenn man langsam und Schritt für Schritt gewisse Prozesse der Scrum-Methodik übernimmt 🙂
      Herzliche Grüße!
      Deine Stephanie

      Antworten

Schreibe einen Kommentar

Italian Trulli

Gratis: Dein Persönliche Werte Test

Die 8 Schritte in diesem kostenlosen PDF führen dich durch den Test für deine eigenen Werte. Damit du deine Werte klar benennen kannst und sie zu deinem Kompass im Leben werden.
Lade es dir jetzt herunter!

Du erhältst den Download-Link + 3 Hacks/Woche. Spam-frei. Stets abmeldbar.

Italian Trulli

Gratis: So erreichst du einfach und sicher deine Ziele 💪

Trage dich hier ein und ich schicke dir sofort die Materialien zum Formulieren deiner Ziele.

Du erhältst den Download-Link + 3 Hacks/Woche. Spam-frei. Stets abmeldbar.