Die E-Mail-Flut bewältigen und nie mehr darin ersticken? Immer den Überblick über das Postfach behalten? In diesem Artikel erfährst du, wie du mit 3 ganz einfachen Kniffen mehr Leichtigkeit und Freiheit beim Erledigen deiner täglichen Aufgaben gewinnst. Und: Wie du in nur 5 Minuten täglich sofort produktiver wirst.
Voraussichtliche Lesedauer: 6 Minuten
Schon oft hab ich erlebt, dass Kollegen in der Menge ihrer täglichen Mails untergegangen sind. Man sitzt gemeinsam an deren Computer, blickt auf den Bildschirm und sieht diese riesengroße Menge an Mails im Postfach. Eine E-Mail-Flut, die fast nicht mehr zu bewältigen ist.
Da waren oft super viele ungelesene E-Mails dabei, viele von denen waren vielleicht schon mal geöffnet und durchgelesen worden. Dann wurde aber entschieden, sich später darum zu kümmern und sie erst einmal im Posteingang liegen zu lassen. Ich erinnere mich an einen Kollegen, der hatte in der kleinen roten Anzeige auf dem Handy 10.000 stehen.
Eine wirklich unglaublich große Zahl an Mails, die da einfach so seit Monaten, seit Jahren in seinem Postfach liegt und die entweder noch gelesen werden will, schon gelesen wurde, noch auf Bearbeitung wartet oder natürlich viele Mails, die einfach etwas in Vergessenheit geraten sind.
Dieser Kollege der tat mir wirklich leid.
Jeden Tag so viele ungelesene Mails vor Augen zu haben, damit geht auch psychologischer Stress einher und es kann schnell zu einer großen psychologischen Last werden.
Man hat eigentlich überhaupt keine Lust mehr, sein Postfach zu öffnen und seine E-Mail-Flut zu bewältigen. Weiß man doch um die ganze Arbeit, die einen erwartet. Mails müssen abgearbeitet werden und eigentlich müsste das Postfach mal so richtig entrümpelt werden. Man müsste sich mal richtig durch die Flut an Mails kämpfen. Kostet Zeit und Nerven.
Hat man es aber erst einmal in Angriff genommen und die Mail-Flut bewältigt, dann kann man sich das vorstellen wie an einem aufgeräumten Schreibtisch zu arbeiten. Es macht viel mehr Spaß und gibt dir vielmehr emotionale, psychologische Freiheit und Motivation an einem Schreibtisch zu arbeiten, der aufgeräumt ist, der klar ist, der leer ist, der frei ist, als in einem riesigen Haufen Chaos.
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Was ist die Lösung dafür und was sind diese kleinen Produktivitäts-Hacks, die wirklich massiv helfen deine E-Mail-Flut zu bewältigen und nachhaltig in den Griff zu bekommen? Wie schaffst du es, mit großer Einfachheit, Klarheit und mit einer Leichtigkeit zu arbeiten und jeden Tag gern dein Mailprogramm zu öffnen?
Das zeige ich dir jetzt.
E-Mail-Flut bewältigen #1: Empty-Inbox-Prinzip
Für mich ist das Empty-Inbox-Prinzip ein relativ simpler Produktivitäts-Hack und gleichzeitig der Schlüssel zu einem aufgeräumten Postfach.
Wie funktioniert dieses Empty-Inbox-Prinzip ?
Im Prinzip kann man sich jede E-Mail, die im Postfach liegt, als eine Art To Do oder Task vorstellen. E-Mails werden dann immer abgehakt wie auf einer Checkliste oder in einer To-Do-App. So stärkt man das Mindset „Ok, mit jeder E-Mail ist ein Task verbunden.“ Und wenn es nur der Task ist, diese E-Mail zu lesen.
Abhaken, antworten, in den richtigen Ordner verschieben oder archivieren und schon ist die Mail aus dem Postfach verschwunden. Das Ziel ist, dass deine Inbox jeden Abend leer ist.
Du wirst sehen, du gehst mit einem klaren, freien Kopf und mit Leichtigkeit in den Feierabend. Setze dir einfach jeden Abend als allerletzte Aufgabe des Tages das Abarbeiten deiner Mails. Sodass am Ende des Tages deine Inbox leer ist. Das führt dazu, dass du nie wieder eine E-Mail-Flut bewältigen musst. Und bist du erst einmal auf Stand mit deinen Mails, kostet dich das Sortieren keine 5 Minuten am Tag.
E-Mail-Flut bewältigen #2: Rescheduling
Natürlich kommt es vor, dass es auch mal Mails in deiner Inbox gibt, die du jetzt gerade nicht bearbeiten oder beantworten kannst oder willst. Ein anderer Tag eignet sich dazu vielleicht besser. Diese Mails kannst du reschedulen, also zeitlich verschieben.
Verschiebe die Mails einfach zeitlich auf einen anderen Tag, an dem sie dann wieder aufpoppen. Diese Funktion gibt es bei Gmail und bei vielen anderen Mailprogrammen.
Hier darf man allerdings nicht in die Falle geraten, jeden Tag etliche Mails auf die nächsten Tage zu verschieben.
Diesen Trick wirklich nur anwenden, wenn es nicht anders geht. Sonst schön konsequent die ganze Mailflut des Tages bewältigen indem man sie abends abarbeitet. Wenn du das konsequent durchziehst, dann werden es immer weniger Mails – versprochen.
E-Mail-Flut bewältigen #3: Tabula rasa
Das mag sich jetzt etwas krass anhören. Es gibt bestimmt jeden Menge Mails, die du wahrscheinlich eh nicht mehr durcharbeiten wirst. Dann setzt jetzt einen klaren Schnitt, mach einmal Tabula rasa und bewältige die E-Mail-Flut.
Wähle einmal alle E-Mails aus und archiviere sie. Lies dir vielleicht nochmal die oberen 20 durch und kontrolliere, ob du davon noch welche brauchst. Und den Rest knallhart archivieren und anschließend sofort das Empty-Inbox-Prinzip anwenden.
Du wirst sehen, das führt zu mehr Produktivität, höherer Motivation und damit verbundenem Wohlbefinden. (Lies hierzu auch: Selbstmotivation: 5 Kniffe, um dich jeden Tag selbst zu motivieren)
Dazu gibt es auch eine spannende Folge „Mehr Produktivität & Wohlbefinden: Stressfreie Selbstorganisation durch GTD“ im B2B! Podcast:
Mehr solcher Inspirationen habe ich im folgenden E-Book zusammengestellt, das aktuell noch gratis heruntergeladen werden kann:
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Zuletzt aktualisiert am 9. Oktober 2023