Onboarding-Prozess: 10 Tipps um neue Mitarbeiter richtig zu integrieren

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Ob ein Mitarbeiter ein hohes Maß an Motivation und Eigeninitiative entwickelt, dafür sind die ersten Tage und Wochen im Job entscheidend. Was macht einen erfolgreichen Onboarding-Prozess aus? Wie integriert man neue Mitarbeiter von Tag 1 optimal? Wie können Software-Lösungen dabei helfen? Und welche konkreten Tipps kann man sofort umsetzen? All das erfährst du in diesem Artikel.

Voraussichtliche Lesedauer: 11 Minuten

Die wichtigsten Ziele des Onboarding-Prozesses

Der Onboarding-Prozess hilft dem neuen Mitarbeiter zu verstehen, wie sein Arbeitgeber „tickt“. Oder anders gesagt: In der Einarbeitung wird dem „Neuankömmling“ vermittelt, welche Werte in deinem Unternehmen eine wichtige Rolle spielen und welche Spielregeln gelten.

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Im Vordergrund stehen dabei 5 zentrale Aufgaben.

Onboarding soll:

  • die Richtlinien zur Arbeitssicherheit und rechtstreuem Verhalten am Arbeitsplatz vermitteln.
  • arbeitsrelevante Kenntnisse und Fertigkeiten erweitern.
  • die Rolle und Identität des Mitarbeiters in der Organisation aufzeigen.
  • das Commitment des neuen Mitarbeiters fördern.
  • Arbeits-Stress vorbeugen bzw. den Mitarbeiter dabei unterstützen, Arbeits-Stress zu bewältigen.

Führungskräfte spielen eine herausragende Rolle

In der Regel sind Führungskräfte dafür verantwortlich, neue Mitarbeiter in eine Abteilung oder ein bestehendes Team zu integrieren. Sie spielen deshalb eine wichtige Rolle, um die oben beschriebenen Zielsetzungen des Onboardings zu erfüllen. Diese Kernaufgaben sind aus mehreren Gründen wichtig:

Zum einen brauchen Mitarbeiter eine Einweisung in die Rechte und Pflichten ihrer Jobrolle, da falsches oder unachtsames Verhalten großen Schaden verursachen kann.

Zum Beispiel muss eine neue Kundenberaterin in der Bank die Datenschutz-Richtlinien kennen, um keine Fehler zu machen. Sie muss wissen, welche Vorgaben der Gesetzgeber bei Transaktionen macht oder wie Kunden über die Risiken von Wertpapiergeschäften aufgeklärt werden sollen.

Zum anderen benötigen neue Mitarbeiter in der Regel bestimmte Fähigkeiten, zum Beispiel über Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse oder wie unternehmensinterne IT-Angebote genutzt werden. Diese Fähigkeiten erwerben neue Mitarbeiter durch spezifische Weiterbildungsangebote innerhalb der Einarbeitungszeit.

Drittens soll der neue Angestellte während des Onboarding-Prozesses vermittelt bekommen, welche Rolle er oder sie für das Team, die Abteilung und das Unternehmen spielt. Dies hilft dem „Neuen“, eine professionelle Identität aufzubauen und zu verstehen, welche Erwartungen der Arbeitgeber hat. Gleichzeitig ermöglicht dieses Wissen, dass der neue Mitarbeiter Anerkennung und Wertschätzung auf seinem neuen Arbeitsplatz erfährt. (Lies hierzu auch: Mitarbeiter motivieren: 9+1 zündende Sofort-Tipps und Beispiele).

5 Kniffe für einen erfolgreichen Onboarding Prozess gibt's auch in diesem Video:

Onboarding soll Stress abbauen

Eine weitere Aufgabe der Einarbeitung besteht darin, dass sich der neue Mitarbeiter an die Organisation kulturell anpasst. Das heißt, dass der Neuankömmling bestimmte Verhaltensnormen, die sich zum Beispiel in der Unternehmenssprache äußern, sowie die zentralen Werte des Arbeitgebers verinnerlicht und konsistent dazu handelt.

Außerdem soll ein richtiger Onboarding-Prozess den Stress der Anfangszeit in der neuen Arbeitsumgebung verringern. Neue Mitarbeiter können Stress aus unterschiedlichen Gründen erleben.

Zum einen kann Stress für den Neuankömmling daraus resultieren, dass Erwartungen hinsichtlich des Handlungs- und Gestaltungsspielraums vom Arbeitgeber nicht erfüllt werden.

Zum anderen kann Stress durch Verunsicherung entstehen, wenn die Tätigkeit nicht als sinnstiftend wahrgenommen wird oder durch andere Belastungen, wie beispielsweise das Risiko des Jobverlusts vor dem Ende der Probezeit, geringem sozialen Status innerhalb der Organisation oder mangelnde Wertschätzung von Kollegen bis hin zu Mobbing.

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Digitalisierung im Onboarding-Prozess

Auch vor der HR-Branche macht die Digitalisierung nicht Halt, sodass immer mehr smarte und innovative Tools die Personalabteilungen erobern. Das ist auch gut so, denn auch Personaler sollte den Digitalisierungstrend nicht verschlafen und mit der Zeit gehen.

So gibt es auch im Bereich Onboarding ein paar innovative Tools, die uns die tägliche Arbeit erleichtern und beim Onboarding-Prozess unterstützen.

Ein solches Tool ist My Onboarding“ von Haufe. My Onboarding ermöglicht es euch den kompletten Onboarding-Prozess zu digitalisieren. Über das zentrale Dashboard der Software können Profile für bestehende und neue Mitarbeiter angelegt werden und ihr könnt Aufgaben für bestimmte Mitarbeiter erstellen sowie diese entsprechend zuweisen.

Durch integrierte Schnittstellen zu gängigen Bewerber-Management-Programmen können die Daten ganz einfach übertragen werden. Außerdem habt ihr die Möglichkeit Timings für die Tasks zu erstellen und Mitarbeitern bestimmte Rollen zuzuweisen, die sie im Onboarding-Prozess einnehmen sollen.

Der Service ist zudem als App verfügbar, sodass der neue Mitarbeiter alle relevanten Informationen direkt auf sein Smartphone bekommt. So wird das Onboarding neuer Mitarbeiter leichter und effizienter.

Alternative ist die Software-Lösung von Personio. Mit dieser ganzheitliche HR-Software lassen sich für jede Unternehmensgröße alle notwendigen Personalprozesse digitalisieren. Die Automatisierung vereinfacht das Erledigen der Arbeitsschritte von den administrativen Aufgaben bis zum Einarbeitungsplan.

Anstehende Aufgaben lassen sich den zuständigen Personen oder Abteilungen zuordnen. Die Mitarbeiter erhalten dann zur passenden Zeit eine Erinnerung an ihre Aufgabe im Onboarding-Prozess und können sie per Klick als „erledigt“ kennzeichnen.

So geht auch die kontinuierliche Betreuung neuer Mitarbeiter – zum Beispiel durch Feedback-Gespräche in den ersten Wochen – nicht im Arbeitsalltag unter. Ob mit Checkliste oder HR-Software – ein so strukturiertes Onboarding lässt alle Beteiligten genau wissen, was zu tun ist. Ihnen bleibt dadurch mehr Freiraum, die persönliche Beziehung zum neuen Kollegen zu pflegen, für die der erste Arbeitstag ein wichtiger Meilenstein ist.

Mehr zum Thema Onboarding-Prozess gibt’s in dieser Podcast Folge:

Fehler, die Unternehmen vermeiden sollten

Die Ursachen für das Scheitern des Onboarding-Prozesses sind vielfältig. Oft haben Führungskräfte keine Zeit, sich um den neuen Mitarbeiter zu kümmern. Schlimmer noch: Sie wissen nicht, was zu tun ist, oder finden die gezielte Einarbeitung neuer Mitarbeiter überflüssig.

Möglich ist aber auch, dass sie einen Rollenkonflikt erleben:

Auf der einen Seite sollen sie die Eigeninitiative des Neuen fördern und auf der anderen Seite mit Rat und Tat unterstützen. Statt die Einarbeitung also allein der Führungskraft zu überlassen, sollte dein Unternehmen Führungskräfte gezielt auf diese wichtige Aufgabe vorbereiten und weitere Kollegen einbinden.

Helfen können dabei Personalentwicklungs-Programme, wie zum Beispiel ein Patensystem oder Mentoring.

Beim Patensystem bekommt der neue Mitarbeiter einen erfahrenen Kollegen an die Seite gestellt, unabhängig von dessen Hierarchieebene, während beim Mentoring ein höherrangiger Mitarbeiter als Rollenvorbild für den neuen Mitarbeiter fungiert.

Diese Maßnahmen sind höchst relevant. Indem Einarbeitungsprozesse weder strategisch im Unternehmen verankert noch gezielt strukturiert sind, riskieren Unternehmen, dass das Onboarding neuer Mitarbeiter scheitert.

Außerdem ist es empfehlenswert mit dem Onboarding nicht bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn zu warten.

In der Regel haben neue Kandidaten schon vor Jobantritt viele Fragen, zum Beispiel zum Dresscode, den Arbeitszeiten, den Parkmöglichkeiten an der Arbeitsstätte oder den Verpflegungs-Möglichkeiten.

Arbeitgeber können daher bei neuen Mitarbeitern punkten, indem sie diese Informationen schon vor dem ersten Arbeitstag zum Beispiel in Form einer kurzen E-Mail mitteilen. Außerdem ist es eine nette Geste, ein Willkommensgeschenk für den neuen Mitarbeiter zu besorgen und den Arbeitsplatz vollständig auszustatten.

Mit gelungenem Onboarding-Prozess Kosten einsparen

Geeignete Kandidaten zu finden ist zeitaufwändig und teuer. Unternehmen wollen neue Mitarbeiter deshalb möglichst lange an sich binden. Dafür ist es wichtig, dass das neue Arbeitsumfeld die Erwartungen des Mitarbeiters von Anfang an erfüllt – denn auch Mitarbeiter können in der Probezeit kündigen.

Der Fachkräftemangel in einigen Branchen ist dafür mit verantwortlich. Recruiter und Headhunter buhlen quasi fortwährend um die qualifiziertesten Kandidaten über unterschiedliche Kanäle. Mit einem gelungenen Onboarding-Prozess sorgst du hingegen dafür, dass der neue Mitarbeiter sich bei dir wohl fühlt und gerne lange in deinem Unternehmen arbeitet.

Die große Premiere – der erste Arbeitstag: 10 Tipps, damit er gelingt

Der erste Arbeitstag ist nicht alles im Onboarding-Prozess, aber er markiert doch einen ganz wichtigen Moment im Verhältnis zwischen neuem Mitarbeiter und Unternehmen. Ist sein Arbeitsplatz noch nicht bereit, sind viele Kollegen abwesend oder in Meetings, kann sich schnell das Gefühl einstellen, nicht willkommen zu sein.

Um das von vornherein zu vermeiden, gibt es hier 10 starke Tipps für den optimalen Onboarding-Prozess.

10 Tipps für einen erfolgreichen Onboarding Prozess. Damit der erste Arbeitstag für alle Seiten zum Erfolg wird!

  1. Heißt die Neuankömmlinge herzlich willkommen.

    … durch HR-Verantwortliche, Vorgesetzte und Fachkollegen, die ihnen auch ihr neues Umfeld zeigen können.

  2. Gebt den Neuen einen Ansprechpartner zur Seite.

    Er kann ihnen Fragen zum neuen Arbeitsumfeld beantworten und die ersten Team-Kollegen vorstellen.

  3. Bereitet ihren Arbeitsplatz gut vor.

    PC, Software, Email-Konto etc. sollten schon weitgehend eingerichtet sein. So sind die neuen Kollegen schnell startklar.

  4. Zeigt den neuen Kollegen die wichtigsten Tools.

    So gewinnen sie erste Einblicke in interne Abläufe und können sich mit laufenden Projekten und Aufgaben vertraut machen.

  5. Gebt Orientierung durch eine Onboarding-Checkliste.

    Diese Liste gibt den Neuen Zugriff auf Mitarbeiterinfos, Meeting-Einladungen und erste To-dos.

  6. Stellt die neuen Mitarbeiter dem Team vor.

    Ganz entspannt geht das in der Kaffeepause oder bei einem Streifzug durchs Büro.

  7. Luncht miteinander.

    Ein gemeinsames Mittagessen ist kein Muss, hilft aber beim gegenseitigen Kennenlernen und sorgt dafür, dass sich erste Vertrautheit einstellt.

  8. Besprecht anstehende Aufgaben mit den neuen Kollegen.

    So können sie sich langsam in ihre neue Rolle einfinden und ihren Beitrag leisten.

  9. Sprecht auch über Mission, Vision und Werte.

    So können die neuen Mitarbeiter sie verinnerlichen und im besten Fall zu Botschaftern eures Unternehmens werden.

  10. Lasst die neuen Kollegen Feedback geben.

    Hört, ob sie noch Fragen haben und was sie sich für die nächsten Tage wünschen. Das hilft euch zu planen und erlaubt ihnen, das Onboarding mitzugestalten.

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Fragen & Antworten 💡

Was versteht man unter Onboarding?

Unter Onboarding versteht man die systematische und zielgerichtete Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen. Neue Leute sollen durch bestimmte Maßnahmen schneller und einfacher „an Bord“ des neuen Unternehmens kommen und sich dort zu Hause fühlen. Erfolgreiches Onboarding ist eine wichtige Grundlage für gutes Employer Branding.

Was ist das Ziel von Onboarding?

Ziel des Onboardings ist, neue Mitarbeiter in die Unternehmenskultur einzuführen, fachlich einzuarbeiten und schnellstmöglich in bestehende Prozesse einzugliedern. Produktivität und Motivation des Mitarbeiters sollen gesteigert werden.

Was gehört zum Onboarding?

Gutes Onboarding beginnt bereits vor Tag 1!
Folgende Punkte gehören zu einem erfolgreichen Prozess:
– Bereitstellung aller nötigen Informationen (vorab)
– gut vorbereiteter Arbeitsplatz am ersten Arbeitstag
– freundlicher Empfang und Vorstellungsrunde
– Einführungsgespräch mit den Vorgesetzten
– Rundgang durch's Unternehmen
– Einführung in die wichtigsten Abläufe und Tools
– regelmäßige Feedbackrunden

Was ist gutes Onboarding?

Gutes Onboarding schafft es, neue Mitarbeiter von Anfang an so in das Unternehmen zu integrieren, dass diese sich wohlfühlen, alle nötigen internen Abläufe und Prozesse kennen, motiviert sind und somit gute Arbeit leisten können.

Was versteht man unter Onboarding Prozess?

Im Onboarding Prozess sollen neue Mitarbeiter zielgerichtet ins Unternehmen integriert werden. Durch unterschiedliche Maßnahmen wird es den Mitarbeitern erleichtert, sich in der neuen Firma und ihrer neuen Position zurechtzufinden und diese erfolgreich auszufüllen.

Welche Onboarding Maßnahmen gibt es?

– Begrüßung und kleines Willkommensgeschenk
– Mentor/Ansprechpartner bereitstellen
– Arbeitsplatz gut vorbereiten
– Vorstellungsrunde drehen
– Tools und Prozesse erklären
– Onboarding Checkliste bereitstellen
– Unternehmensführung
– Gespräche mit Teamleitung und anderen relevanten Kollegen
– gemeinsamen Mittagessen
– Feedback geben
– um Feedback bitten
– Zuständigkeitsbereich festlegen
– Workshops/Schulungen organisieren
– konkrete Ziele setzen

Zuletzt aktualisiert am 8. September 2022

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